29 nieuwe tips voor zakelijke teksten

Een van mijn best gelezen blogs bevat 12 tips voor zakelijke teksten. Ondertussen zijn er veel waardevolle aanvullingen en tips op gekomen. Lees ze hier.

Naar aanleiding van mijn ervaring met Michiel Evers, een van de schrijvers met wie ik werk, kwam ik onlangs weer eens op die blog terecht. Ik zag dat er behoorlijk veel reacties waren gekomen op mijn oproep om tips voor zakelijke teksten te delen. Het leek me een goed idee om ze met je te delen. In dit artikel dus 29 nieuwe tips voor zakelijke teksten.

Eerst het verhaal van Michiel Everts. Michiel heeft als ondernemer jarenlang communicatie- en verkooptrainingen ontwikkeld en gegeven. Hij is een ervaren zakelijk schrijver en richt zich sinds een aantal jaar met zijn trainingsbureau Energy Training op allerlei manieren om binnen bedrijven de communicatie tussen mensen te bevorderen. In zijn vrije tijd schreef hij aan een jeugdroman: De ontdekking van het Wezenland.

Vorig jaar vroeg zijn uitgever of ik Michiels boek zou willen redigeren. Het eerste wat me opviel aan De ontdekking van het Wezenland was de omvang. Het telde meer dan 200.000 woorden. Wat lang is voor een roman, maar al helemaal voor de 16- tot 20-jarigen voor wie Michiels verhaal bedoeld is. Het tweede wat direct opviel was de zorgvuldigheid waarmee Michiel alles beschreef, omschreef in geuren en kleuren en soms zelfs meerder keren. Personen, situaties en dialogen werden zo gedetailleerd weergegeven dat er een foto ontstond in mijn hoofd. Maar ik kreeg ook de neiging die stukken over te slaan. Ik had ze toch al gelezen?

Toen ik hem daarop attent maakte, bleek dat Michiel dit doelbewust had gedaan. ‘Want,’ zei hij, ‘herhaling is de beste manier om je boodschap over te brengen, kijk maar naar reclame. Ik gebruik dat principe ook tijdens mijn trainingen.’ Een waarheid als een koe. Maar hier stuitten we op een wezenlijk verschil tussen schrijven en spreken én tussen fictie en zakelijke communicatie.

Verschil spreken en schrijven

Waar bij het spreken het inzetten van een herhalingstechniek zorgt dat de rode draad van een speech of workshop manifest wordt, bezorgt herhaling bij het schrijven de lezer het gevoel dat de schrijver hem onderschat. Waarmee juist zijn aandacht verslapt.

Verschil fictie en non-fictie

Waar fictie de fantasie van de lezer mag prikkelen door gedoseerd informatie vrij te geven, opdat de spreekwoordelijke fictionele droom op gang komt, moet zakelijke communicatie zuiver zijn, om de boodschap zo helder mogelijk over te brengen.

Waar een fictieschrijver de aandacht van de lezer vasthoudt met behulp van show, don’t tell, kleine aanwijzingen die de lezer zelf kan invullen, zal een zakelijke schrijver concrete beschrijvingen geven, omdat hij niet wil dat de lezer zijn boodschap zal misverstaan.

Schrijven en spreken, fictie of zakelijke teksten, ze hebben overeenkomsten maar ze verschillen zeker ook van elkaar. Het is natuurlijk helemaal niet gek dat een ervaren spreker en zakelijk schrijver als Michiel de hem bekende technieken inzet als hij werkt aan zijn boek!

Ondertussen is Michiels boek klaar. Juist door zijn inzet van details kon De ontdekking van het Wezenland worden ingekort zonder dat er veel van de verhaallijn verloren hoefde te gaan. De nieuwe versie wordt voorgelegd aan proeflezers.

Nieuwe tips voor zakelijke teksten

Naar aanleiding van mijn contact met Michiel kwam ik dus uit bijvoornoemde blog 12 tips voor het schrijven van zakelijke teksten. Hieronder de beloofde 29 nieuwe tips voor zakelijke teksten.

Voorbereiding

1 Noteer welke doelen je wilt behalen met je tekst, welke vragen je wilt beantwoorden en bepaal de doelgroep.

2 Spreek eerst hardop uit wat je met je tekst wilt zeggen. Het liefst tegen een collega die kritische vragen stelt. Zo kom je in de juiste energie om kort, bondig en doortastend te schrijven.

Afstemming op de doelgroep

3 Bepaal hoe formeel het taalgebruik in de tekst moet zijn gezien het onderwerp, het publiek en het doel: hoe meer formeel, hoe minder ‘ik’, hoe minder alledaagse woorden en uitdrukkingen als ‘in de soep lopen’, ‘in de gaten hebben’, enzovoort.

4 Spreek de taal van de lezer, probeer ze niet jouw taal te leren. Ken je lezer dus en vermijd jargon dat hij niet kent.

5 Schrijf alleen over de nieuwste inzichten. Oude koek verteert en ruikt slecht.

Structuur

6 Pas de zeven W’s toe: wie, wat, waar, waarom, wanneer, waarmee, welke manier? Die kunnen ook helpen om de informatie helder en compleet te maken.

7 Afhankelijk van de aard van de zakelijke tekst kan die bestaan uit inleiding, kern en afsluiting, maar hou het vooral kort.

8 Bij een nieuwe gedachte (of: stap in het betoog): begin een nieuwe alinea. Let op de eerste en laatste alinea van een paragraaf/kopje.

9 Bij een handleiding: begin elke actie op een nieuwe regel.

10 Langere stukken informatie kun je vervangen door links.

Schrijven

11 Schrijf één alinea met uitleg voor één doel of vraag.

12 Schrijf via de kopal methode:

• Korte zinnen
• Onderwerp vooraan
• Persoonlijk schrijven
• Actief schrijven
• Lezer aanspreken

13 Gebruik alleen passieve zinnen als het onderwerp in werkelijkheid vaag is of er niet toe doet. Bijvoorbeeld: ‘Nu worden daar nieuwe huizen gebouwd’ in plaats van: ‘Nu bouwen ze daar nieuwe huizen’. Of: ‘Er werd gelachen en gedanst’ i.p.v. een actieve zin: ‘Mensen…’.

14 Schrijf afkortingen voluit.

Stijl

15 Houd het zakelijk, geen wollige prietpraat. Schrijf alsof je voor elk woord dat je gebruikt moet betalen of bedenk hoe je je verhaal zou kunnen tweeten.

16 De belangrijkste tip die ik ooit heb gekregen over zakelijke teksten is: vermijd emotie.

17 Gebruik geen woorden als je ze niet nodig hebt. Ga niet naar een bepaald aantal woorden toeschrijven. Als je klaar bent, ben je klaar.

18 Varieer in de opbouw van een zin. ‘Dit zal over drie jaar…’ en daarna: ‘Volgend jaar wordt dat…’

19 Wissel korte en lange zinnen af. Let bij lange zinnen op dat ze niet ontsporen.

20 Gebruik consequent dezelfde termen, bijvoorbeeld aan- en uitknop, dan later niet schakelaar. Dus kies geen synoniemen voor informatie waar het om gaat! Anders raken je lezers in de war.

21 Vermijd, als je uitdrukkingen gebruikt, verhaspelingen als ‘dat is slakken op zout water zoeken.’

Redactie

22 Maak zoveel vragen als er doelen en of antwoorden zijn in je tekst, waarmee je kunt checken of een willekeurige lezer het verhaal begrijpt. Laat meer dan één meelezer die beantwoorden (met de tekst erbij).

23 Check of een handleiding werkt door een aantal mensen voor wie hij bedoeld is met de handleiding aan het werk te zetten.

24 Doe de spelling- en grammaticacontrole van Word. Soms geeft de grammaticacontrole aan: ‘vaag taalgebruik’ of ‘verouderd’. Pas dan de formulering aan.

25 Lezers willen soms snel een beeld van de inhoud te krijgen, dan lezen ze het begin en het eind van een tekst lezen, of de eerste en de laatste zin van een paragraaf. Loop deze plekken nog even na om je structuur te optimaliseren.

26 Scherp je tekst aan met behulp van de drie V’s:

• Verminderen
• Verfijnen
• Verwijderen

27 Gooi het hele zaakje eens af en toe helemaal om. Op een andere plek kun je bepaalde passages soms drastisch inkorten.

28 Haal alles weg waarvoor je geneigd bent blablabla in te vullen als je aan het lezen bent. Als je zelf al snel over een stukje heen stapt is het misschien ook voor je lezerspubliek niet zo interessant.

29 Schrap op het eind je eerste alinea en begin opnieuw.

Dit zijn dus allemaal tips voor zakelijke teksten van mensen uit de praktijk. Met dank aan: Suzanne Buis, Femmy Fijten, Anne-Lies Hustings, Noël Sies, Yolande Timman, Rob Verschuren en Eus Wijnhoven.

Heb je zelf tips voor zakelijke teksten? Aarzel niet en zet ze in de reactiebox!

Groet,

2 juni 2016 | Zakelijk bloggen