12 tips voor het schrijven van zakelijke teksten

12 tips voor het schrijven van zakelijke teksten

Worstel je met zakelijke teksten zoals een overdracht, rapport, blog of jaarverslag? Met deze tips kom je een heel eind! 

1 Een goede voorbereiding…

Jouw klanten of collega’s willen informatie hebben over het onderwerp waarover je schrijft, jij wilt die beantwoorden. Inventariseer vooraf welke vragen er over dit onderwerp leven bij je doelgroep en welke jij wilt beantwoorden (dat is niet altijd hetzelfde).

 2 Zorg voor een goede inhoudelijke structuur

Er bestaat een aantal vaste structuren voor informatieve teksten:

  • Probleem
  • Maatregel
  • Evaluatie
  • Handeling
  • Ontwerp
  • Onderzoek

Vaak is een zakelijke tekst opgebouwd uit een combinatie hiervan. Je vindt hier meer informatie over dit onderwerp.

3 Ga mappen

Als een onderwerp veel verschillende aspecten heeft, dan kan het helpen om die eerst inventariseren met behulp van de techniek mind mappen of de meer zakelijke variant concept mappen. Daarmee vertaal je alle informatie in een schema of illustratie. Onderlinge verbindingen worden duidelijker en daarmee zie je ook sneller de mogelijke structuren voor je artikel. Zoek maar eens ‘concept map’ in Google afbeeldingen en je ziet direct wat ik bedoel.

zakelijke teksten
Het maken van een concept map kan overzicht geven bij het schrijven van zakelijke teksten

4 Zorg voor intro en sluit goed af

Leg in de eerste alinea uit wat het thema is en hoe de tekst is opgebouwd, zo help je de lezers die scannend lezen om snel de hoofdpunten op te pikken. In de laatste alinea vat je de grote lijn van je artikel nog eens samen en geeft de conclusies weer die je op basis hiervan trekt. Zo weten ook de haastige lezers wat de kern van je betoog is.

 5 Houd bij het schrijven een bekende persoon in gedachten

Schrijf alsof je hem of haar jouw boodschap gaat vertellen. Zeg eens:  ‘Wat ik bedoel  is…’ en zet de zinnen die dan bij je opkomen op papier. Deze zijn niet alleen kort en bondig en daardoor gemakkelijk leesbaar, maar de formulering is ook persoonlijker, omdat het is alsof je ze uitspreekt. Zo neemt de lezer ze gemakkelijker op.

6 Wees niet te lang van stof

Een korte tekst wordt beter gelezen dan een lange. Let op dat je niet te vaak dezelfde informatie geeft in andere woorden.

 7 Zorg voor afwisseling

Schrijf zowel korte als lange zinnen, kies synoniemen waar dat mogelijk is. Gebruik verschillende tekstsoorten, zoals een kader, inzet, streamer of opsommingen. Leuk het artikel op met illustraties, tabellen een grafiek, foto of cartoon. Met een grap onthouden lezers je boodschap beter.

 8 vermijd passieve zinsconstructies of de naamwoordstijl

Zinnen met ‘worden’ en een voltooid deelwoord, bezorgen de lezer een gevoel van afstand tot de tekst. En hoewel zakelijke teksten een andere functie hebben dan een roman, gedicht of verhaal, blijft het wel belangrijk de lezer te boeien.

Voor  de naamwoordstijl geldt hetzelfde: zakelijke teksten worden er heel afstandelijk van. En ook zakelijke lezers zijn mensen, dus een persoonlijke touch mag best.  Schrijf dus liever: Zij doet haar best om haar standpunt te verdedigen Dan Zij levert een inspanning voor de verdediging van haar standpunt.

9 Schrijf beeldend

Geef voldoende voorbeelden, vergelijkingen, beeldspraak en formuleringen die aansluiten bij de zintuigen zodat de lezer je betoog bijna kan beleven.

10 Zorg voor een lay-out die de structuur duidelijk maakt

Gebruik  witregels en kopjes als wegwijzers in de tekst.

11 Controleer het resultaat

De taalkundige Jan Renkema, bekend van o.a. Schrijfwijzer, ontwikkelde het CCC-model om teksten te controleren.

  • Correspondeert wat de schrijver zegt met wat de lezer wil weten?
  • Worden eenmaal gemaakte keuzes consistent volgehouden?
  • Is de tekst inhoudelijk en tekstueel correct?

Hier kun je meer vinden over het CCC-model.

12  Neem de tijd om de tekst nog eens door te lezen

Leg hem even weg. Als je er later nog eens naar kijkt vallen onlogische overgangen, onduidelijke zinnen of te uitgebreide alinea’s je meer op.

Zijn deze tips bruikbaar voor je? Of word je al moe bij het idee dat je een volgende nieuwsbrief of blog moet schrijven? Je kunt dat natuurlijk ook uitbesteden. Neem gerust contact met me op, dan bespreken we bij een kop koffie wat je nodig hebt en wat ik voor je kan doen.

Groet,

 

 

19 juli 2012 | Zakelijk bloggen


Deze blog is bedoeld om iedereen die schrijft te helpen, dus ken je iemand die er iets aan heeft? Stuur de link gerust door of deel hem via Twitter/Facebook/ LinkedIn. Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Drop ze in de replybox hieronder en ik antwoord zo snel mogelijk.

Bel of mail me!

Nieuwsgierig wat RedactieKracht voor je kan doen?

Lees 12 reacties

  • noël says:

    – En wat dacht je van de drie V’s: Verminderen, verfijnen, verwijderen.
    – Schrijf alsof je voor elk woord dat je gebruikt moet betalen.
    – Spreek de taal van de lezer, probeer ze niet jouw taal te leren. Dus vermijd professioneel jargon.
    – Bedenk hoe je je verhaal zou kunnen tweeten.
    – Gooi het hele zaakje eens af en toe helemaal om. Op een andere plek kun je bepaalde passages drastisch inkorten.
    – Haal alles weg waarvoor je geneigd bent blablabla in te vullen als je aan het lezen bent. Als je zelf al snel over een stukje heen stapt is het misschien niet zo interessant.
    – Langere stukken informatie vervangen door links.
    – Ga niet naar een bepaald aantal woorden toeschrijven. Als je klaar bent, ben je klaar.
    – Lees je stuk hardop voor jezelf.
    – Schrap op het eind je eerste alinea en begin opnieuw.

  • Yolande Timman says:

    Net zoals lezers om snel een beeld van de inhoud te krijgen het begin en het eind van een tekst lezen, kunnen ze de eerste en de laatste zin van een paragraaf/kopje lezen. Loop die nog even na voor een goede structuur.
    En waren de zeven w’s al genoemd? Wie, wat, waarom, wanneer, waarmee, waar, welke manier? Die kunnen ook helpen om de informatie helder en compleet te maken.

  • Rob Verschuren says:

    Gebruik geen woorden als je ze niet nodig hebt.

  • Yolande Timman says:

    Nog wat tips:
    – Bepaal hoe formeel het taalgebruik in de tekst moet zijn gezien het onderwerp, het publiek en het doel: hoe meer formeel, hoe minder ‘ik’, hoe minder alledaagse woorden en uitdrukkingen als ‘in de soep lopen’, ‘in de gaten hebben’, enzovoort.
    – Vermijd, als je uitdrukkingen gebruikt, verhaspelingen als ‘dat is slakken op zout water zoeken.’
    – Een toevoeging bij gebruik van passief: gebruik alleen passieve zinnen als het onderwerp in de werkelijkheid vaag is of er niet toe doet. Bijvoorbeeld: ‘Nu worden daar nieuwe huizen gebouwd’ in plaats van: ‘Nu bouwen ze daar nieuwe huizen’. Of: ‘Er werd gelachen en gedanst’ i.p.v. een actieve zin: ‘Mensen ..’.
    – Wissel korte en lange zinnen af.
    – Let bij lange zinnen op dat ze niet ontsporen.
    – Varieer in de opbouw van een zin. ‘Dit zal over drie jaar …’ en daarna: ‘Volgend jaar wordt dat ….’
    – Doe de spelling- en grammaticacontrole van Word. Soms (heel soms, te weinig) geeft de grammaticacontrole aan: ‘vaag taalgebruik’ of ‘verouderd’.
    – Verder: schrijf afkortingen uit.
    – Bij de opbouw: nieuwe gedachte (of: stap in het betoog): nieuwe alinea. Let op de eerste en laatste alinea van een paragraaf / kopje.

  • Femmy Fijten says:

    1 Noteer welke doelen je wilt behalen met je tekst/welke vragen je wilt beantwoorden en bepaal de doelgroep.
    2 Schrijf één alinea met uitleg voor één doel of vraag. Afhankelijk van de aard van de tekst kan die bestaan uit inleiding, kern en afsluiting, maar hou het vooral kort.
    3 Schrijf via de kopal methode: Korte zinnen, Onderwerp vooraan, Persoonlijk schrijven, Actief schrijven en de Lezer aanspreken.
    4 Gebruik consequent dezelfde termen, dus (bv aan- en uitknop, dan later niet schakelaar) Dus kies geen synoniemen voor info waar het om gaat! Anders raken je lezers in de war.
    5 Houd het zakelijk, geen wollige prietpraat.
    6 Maak zoveel vragen als er doelen/antwoorden zijn om te checken of een willekeurige lezer het verhaal begrijpt. Laat meer dan één meelezer die beantwoorden (met de tekst erbij).
    7 Bij een handleiding: begin elke actie op een nieuwe regel.
    8 Check of de handleiding werkt door een aantal mensen voor wie hij bedoeld is met de handleiding aan het werk te zetten.

    Tenminste: dit zijn zo’n beetje mijn tips op een rijtje.

  • Marja Duin says:

    Ha, ik tel toch al vijf nieuwe tips:
    13 uit eerst hardop (liefst aan een collega) wat je met je tekst wilt zeggen.
    14 Schrijf alleen over de nieuwste inzichten.
    15 vermijd emotie.
    16 Nodig de meest sceptische persoon uit je vriendenkring uit, en presenteer je betoog/tekst aan hem
    17 In geval van een jonge doelgroep: integreer beeld en geluid.

    Bedankt allemaal!

  • Eus Wijnhoven says:

    Nodig de grootste zeikerd van je vriendenkring uit, de meest sceptische persoon, en presenteer je betoog (indien je een presentatie dient te geven) aan hem/haar. In geval van te lezen tekst: laat hem/haar er naar kijken.

    In geval van een jonge doelgroep: integreer beeld en geluid.

  • Eus Wijnhoven says:

    Ik heb andere reacties niet gelezen, maar de belangrijkste die ik ooit heb geleerd, is: vermijd emotie. Hoe open kan een deur zijn…

  • Anne-Lies Hustings says:

    Schrijf alleen over de nieuwste inzichten. Oude koek verteert en ruikt slecht.

  • Goeie tips, Marja!
    Punt 6 zat mij nogal eens dwars (te lang van stof zijn). Daarvoor zet ik nu geregeld punt 5 in: ik leg mijn verhaal aan iemand voor, die me kritische vragen stelt. Daarna zit ik in de juiste energie om kort, bondig en doortastend te schrijven.

    Dus mijn tip: uit eerst hardop (liefst aan een collega) wat je met je tekst wilt zeggen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *